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仕事が進まないのは何が原因?仕事ができない、遅い人の改善策を紹介

仕事をうまく進められないと、自分にイライラしてしまいますよね。仕事ができない人はどうすればもっと早く仕事ができるようになるのでしょうか。仕事が進まない原因や、解決するためにやるべきことなど紹介します。今よりもっと効率よく仕事をこなせるようになって、”仕事ができる自分”を目指しましょう。

仕事が進まない時は何が原因?

まずは、仕事が進まない原因を探してみましょう。

タスクが多く、整理できていない

やるべきタスクが多過ぎて、自分でも整理できていないことがあります。時間の配分や優先順位を考えずになんでも引き受けてしまうタイプに多くみられます。自分でも優先事項がしっかり整理できていないことによって、何から手を付けたら良いのかわからなくなっている状態です。すべて引き受ければいいわけではありません。自分のできる業務量をしっかりと把握して引き受けましょう。

マルチタスクをしてしまっている

「メールを打ちながら他の案件の電話をする」「歩きながら調べ物をする」など、一度に色んなことをこなそうとするマルチタスクをしていないでしょうか?人間の脳は同時にいくつものことを処理できるように作られていません。シングルタスクで、一つ一つ行う方が結果的に効率よく仕事がこなせるのです。

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業務内容の理解と報連相ができていない

業務内容をしっかり把握できておらず、理解していないままやってしまおうとすることで、仕事が進まないという場合もあります。聞きにくいなと思っても、わからないことはきちんと相談や質問をした方が、結果的に早く仕事を終えることができます。

完璧主義になっている

あまりにも完璧主義になってしまうと仕事が進まないことが起こります。趣味でこだわる場合は、完璧なものを求めて思う存分時間をかけることができるでしょう。しかし、仕事には納期があります。いくら完璧だとしても間に合わなければ意味がありません。納期までに間に合うスケジュールの中で、最大限の質を発揮するのが仕事のできる人です。

同じ失敗を繰り返している

同じミスを繰り返してしまう人も、仕事が進まないでしょう。上司やフォローする人たちの仕事まで進まなくなってしまい、悪循環に陥ります。一度してしまった失敗はしっかりメモを取り、次に同じミスをしないように注意することが大切です。

焦ったりイライラしたりしている

仕事がうまくいかずに焦ったり、他の人が思い通りに動いてくれずイライラしていませんか?イライラすると、思うように仕事を進めることができません。イライラしてしまう時は、一度紙に実際に起こった事実と感情の両方を書いてみることがおすすめです。文字に起こすことで冷静に状況を分析でき、イライラしてしまう原因がわかります。原因がわかれば、イライラしなくて済むように自分で対処法を考えることができるでしょう。

焦って仕事が進まない時にやるべきこと

それでは、具体的に仕事がうまく進まないという場合にやるべきことを3点紹介します。

タスク内容を把握する

まずは、タスク内容をしっかりと把握することです。その上で、タスクを作業レベルにまで細かく分解しましょう。次に、分解した作業内容を優先度の高い順に並べ、納期までに間に合うようにスケジュールを組み立てます。

タスクを把握するときに大切なポイントは、スケジュールを”可視化”させるということ。手書きの方が頭にインプットされるという方は、手帳に書き込んだりデスクに付箋を貼ったりするのも良いでしょう。

スマホで管理したい方は、アプリで管理する方法がおすすめ。個人のタスクだけでなくチームメンバーみんなで共有したいタスク管理は、クラウドで管理すると良いでしょう。自分以外のメンバーの進み具合を把握することができるため、チームワークの向上やメンバー同士の切磋琢磨に期待できます。また、共有することによってメンバー同士の助け合いやミスを防ぐことにも繋がります。

1日にやるべきことを書き出してみる

納期までの全体のスケジュールが組み立てられたら、次に1日にやるべきことを書き出してみましょう。毎朝仕事を開始する際に、その日行うべきToDoリストを作成します。また、その際に本日必ずやらないといけないこと、翌日や翌週まで待てる内容など、分けて分類しましょう。これらもきちんと把握することで優先順位を崩すことなく仕事を片付けることができます。

また、仕事に集中できない時は、休憩を取ることも大切です。人間の集中力は長く保つことはできません。集中力が途切れたり、ボーっとしてきてしまうのは体のサインです。集中力のない頭で無理に仕事を続けようとしても、思うように進みません。いっそのこと、休憩を入れて一度頭をリフレッシュさせた方が、仕事を再開した時に高い集中力を発揮し、一気に仕事を進めることができるのです。

同僚や上司に相談する

「自分では最善を尽くしているつもり。それなのにうまく仕事を進めることができない…」そんな時は、信頼のおける同僚や上司に相談してみましょう。自分と同じような仕事をしている同僚なら同じように悩んでいるかもしれませんし、改善策のアドバイスがもらえるかもしれません。また、上司であれば同じ道を通った可能性が高くあります。

忙しい上司の場合、すぐに相談を聞いてもらえるとは限りません。「仕事の進め方のことで、相談があります。お時間いただけますでしょうか?」と、相手に伺いましょう。仕事の進め方で悩んでいるとわかれば、早く時間を作ろうと思ってくれるはずです。相談の際は、ただの愚痴にならないように気をつけましょう。

せっかく作ってくれた時間を有意義な時間にするためには、事前に相談したい内容を整理しておくことが大切です。いざ相談してみると何が言いたいのかわからないような状態だと、せっかくの相談が無駄になってしまいます。また、自分のこうなりたいという願望や仕事に対する姿勢を伝えると、今の気持ちや状況を把握してくれ、それに見合った的確なアドバイスをもらいやすくなります。

POINT

仕事が進まない人は、タスクの整理が大切!納期までのスケジュールや1日にやるべきことを優先順位に分けて書き出しましょう。

焦って仕事が進まない時に!気持ちを落ち着けるリラックス方法

「眠っていても仕事のことを考えてしまって夢ばかり見てしまう」「仕事が終わっても上司の言葉が頭から離れない」などといった状態に陥ってはいないでしょうか?こういった、交感神経が過剰に緊張した状態のことを「過緊張」と呼びます。このような状態が続くことは体にとってストレスであり、メンタルの不調を引き起こしてしまう兆候です。

鬱になってしまう前に、積極的にリラックス方法を取り入れて、緊張を解きほぐしましょう。脳を休ませ気持ちも落ち着かせるためには、「マインドフルネス呼吸法」が友有効的です。職場でも椅子の上で行うことができるので取り入れてみましょう。

1. 椅子に座って基本姿勢を取ります。目を閉じてお腹は緩ませ手は組まずに、ももの上に置きましょう。

2. 体の重力を感じ、体の感覚の意識に目を向けます。

3. 鼻から通る空気や呼吸の深さなど、呼吸に意識を向けます。

仕事に疲れた際に1日5〜10分でもOKですので、毎日続けてみましょう。もし数分の時間も取れない場合には、数回ゆっくり深呼吸するだけでもリラックス効果を得られますよ。

POINT

仕事が進まない時は「マインドフルネス呼吸法」を活用して、脳を自発的に休ませましょう。時間がない場合は、数回ゆっくり深呼吸するのもおすすめ。

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まとめ

仕事が進まない場合の原因や改善策をお伝えしました。仕事を上手に進めるためにはタスクを整理することがとても重要です。

しかし、そもそも人員の少なさが原因で、与えられている仕事量が多いために仕事がこなせない…ということもあります。その場合は、仕事量が適切な職場に転職するのも手。

いつまでも今の職場で頑張っていても、自分は仕事ができないんだと自己肯定感が下がってしまったり、心や体を壊してしまいかねません。キャリチェンでは、あなたにあったお仕事の紹介や転職のサポートをすることができます。ぜひ気軽にご相談くださいね。