仕事をうまく進められないと、自分にイライラしてしまいますよね。仕事ができない人はどうすればもっと早く仕事ができるようになるのでしょうか。
仕事が進まない原因や、解決するためにやるべきことなど紹介します。今よりもっと効率よく仕事をこなせるようになって、”仕事ができる自分”を目指しましょう。
目次
仕事が進まない時は何が原因？
まずは、仕事が進まない原因を探してみましょう。
タスクが多く、整理できていない
やるべきタスクが多過ぎて、自分でも整理できていないことがあります。時間の配分や優先順位を考えずになんでも引き受けてしまうタイプに多くみられます。自分でも優先事項がしっかり整理できていないことによって、何から手を付けたら良いのかわからなくなっている状態です。すべて引き受ければいいわけではありません。自分のできる業務量をしっかりと把握して引き受けましょう。
マルチタスクをしてしまっている
「メールを打ちながら他の案件の電話をする」「歩きながら調べ物をする」など、一度に色んなことをこなそうとするマルチタスクをしていないでしょうか？人間の脳は同時にいくつものことを処理できるように作られていません。シングルタスクで、一つ一つ行う方が結果的に効率よく仕事がこなせるのです。
＼マルチタスクをしている場合の対処法／
業務内容の理解と報連相ができていない
業務内容をしっかり把握できておらず、理解していないままやってしまおうとすることで、仕事が進まないという場合もあります。聞きにくいなと思っても、わからないことはきちんと相談や質問をした方が、結果的に早く仕事を終えることができます。
完璧主義になっている
あまりにも完璧主義になってしまうと仕事が進まないことが起こります。趣味でこだわる場合は、完璧なものを求めて思う存分時間をかけることができるでしょう。しかし、仕事には納期があります。いくら完璧だとしても間に合わなければ意味がありません。納期までに間に合うスケジュールの中で、最大限の質を発揮するのが仕事のできる人です。
同じ失敗を繰り返している
同じミスを繰り返してしまう人も、仕事が進まないでしょう。上司やフォローする人たちの仕事まで進まなくなってしまい、悪循環に陥ります。一度してしまった失敗はしっかりメモを取り、次に同じミスをしないように注意することが大切です。
焦ったりイライラしたりしている
仕事がうまくいかずに焦ったり、他の人が思い通りに動いてくれずイライラしていませんか？イライラすると、思うように仕事を進めることができません。イライラしてしまう時は、一度紙に実際に起こった事実と感情の両方を書いてみることがおすすめです。文字に起こすことで冷静に状況を分析でき、イライラしてしまう原因がわかります。原因がわかれば、イライラしなくて済むように自分で対処法を考えることができるでしょう。
焦って仕事が進まない時にやるべきこと
それでは、具体的に仕事がうまく進まないという場合にやるべきことを3点紹介します。
タスク内容を把握する
まずは、タスク内容をしっかりと把握することです。その上で、タスクを作業レベルにまで細かく分解しましょう。次に、分解した作業内容を優先度の高い順に並べ、納期までに間に合うようにスケジュールを組み立てます。
タスクを把握するときに大切なポイントは、スケジュールを”可視化”させるということ。手書きの方が頭にインプットされるという方は、手帳に書き込んだりデスクに付箋を貼ったりするのも良いでしょう。
スマホで管理したい方は、アプリで管理する方法がおすすめ。個人のタスクだけでなくチームメンバーみんなで共有したいタスク管理は、クラウドで管理すると良いでしょう。自分以外のメンバーの進み具合を把握することができるため、チームワークの向上やメンバー同士の切磋琢磨に期待できます。また、共有することによってメンバー同士の助け合いやミスを防ぐことにも繋がります。
1日にやるべきことを書き出してみる
納期までの全体のスケジュールが組み立てられたら、次に1日にやるべきことを書き出してみましょう。毎朝仕事を開始する際に、その日行うべきToDoリストを作成します。また、その際に本日必ずやらないといけないこと、翌日や翌週まで待てる内容など、分けて分類しましょう。これらもきちんと把握することで優先順位を崩すことなく仕事を片付けることができます。
また、仕事に集中できない時は、休憩を取ることも大切です。人間の集中力は長く保つことはできません。集中力が途切れたり、ボーっとしてきてしまうのは体のサインです。集中力のない頭で無理に仕事を続けようとしても、思うように進みません。いっそのこと、休憩を入れて一度頭をリフレッシュさせた方が、仕事を再開した時に高い集中力を発揮し、一気に仕事を進めることができるのです。
同僚や上司に相談する
「自分では最善を尽くしているつもり。それなのにうまく仕事を進めることができない…」そんな時は、信頼のおける同僚や上司に相談してみましょう。自分と同じような仕事をしている同僚なら同じように悩んでいるかもしれませんし、改善策のアドバイスがもらえるかもしれません。また、上司であれば同じ道を通った可能性が高くあります。
忙しい上司の場合、すぐに相談を聞いてもらえるとは限りません。「仕事の進め方のことで、相談があります。お時間いただけますでしょうか？」と、相手に伺いましょう。仕事の進め方で悩んでいるとわかれば、早く時間を作ろうと思ってくれるはずです。相談の際は、ただの愚痴にならないように気をつけましょう。
せっかく作ってくれた時間を有意義な時間にするためには、事前に相談したい内容を整理しておくことが大切です。いざ相談してみると何が言いたいのかわからないような状態だと、せっかくの相談が無駄になってしまいます。また、自分のこうなりたいという願望や仕事に対する姿勢を伝えると、今の気持ちや状況を把握してくれ、それに見合った的確なアドバイスをもらいやすくなります。
仕事が進まない人は、タスクの整理が大切！納期までのスケジュールや1日にやるべきことを優先順位に分けて書き出しましょう。
仕事ができない原因が上司や先輩にある場合
上司や先輩が忙しすぎて、仕事をまともに教えてくれない
「自分は仕事できない」とか「自分はこの会社に必要ないかも」と感じてしまうのではないでしょうか。しかし、そんなに卑屈になる必要はありません。
上司や先輩の方も申し訳ないと思っていることが多いからです。そんな上司や先輩をただ待っているだけではなくて、逆にこちらから手伝えることを探してフォローしようとする姿勢は大事だと思います。
フォローすることで、仕事のやり方を少しずつ覚えることができるかもしれません。
パワーハラスメントによる上司や先輩からの嫌がらせがある
パワーハラスメントの種類はたくさんあります。職場でよくいる3つのタイプを挙げます。
・自分の思うとおりに仕事をしてくれないと気が済まくて怒るタイプ
・気分次第で仕事を教えなかったり当たり散らしたりするお子さま気質なタイプ
・自分が一番優位に立ちたいがために部下を威嚇してマウンティングをとるタイプ
様々なタイプのパワーハラスメントがありますが、どれも本人本位の身勝手な行動なので全く気にする必要はありません。
新しい働き方改革が進んでいる現代では通用しなくなりつつあります。時代が進み、やがて消滅していくと考えられます。
大いに期待されている
期待するがあまりに、望んでいたことと違う結果になってしまうと「なんでこうなってしまうんだ！」とつい怒鳴ってしまう上司や先輩がいます。自分だけが明らかに怒られているならば、あなたに期待している可能性が高いでしょう。
怒られてもしょんぼりせず、失敗を改善して期待に答えようとするポジティブな姿勢でいましょう。
どうしても仕事ができないと感じたら着目するポイント
「改善を試みたけどどうしても仕事できない」という境地に立たされた時、八方塞がり状態ではないでしょうか。そんな人は、次のポイントに着目してみてください。
上司や先輩に相談する
これが一番の手ではないでしょうか。一緒に仕事をしている訳ですから、大きなヒントが得られるはずです。あなたを親身に思ってくれる上司や先輩なら忙しい中でも話を聞いてくれるでしょう。
3か月は辛抱強く努力すること
まだまだ成果が出ていないだけかもしれません。すぐに結果を求めようとせず、今努力していることが自然にこなせるようになるまで辛抱強く努力しましょう。新しく始めたことに対してすぐに結果がでるとは限りません。案外時間がかかるものです。焦らず、努力を続けていきましょう。
今の仕事が本当に自分に合っているのかを考える
仕事が自分に合っていない場合、残念ながらどれだけ努力を積み重ねても思うように結果がでなかったり、問題が解決できなかったりハンデを感じるのではないでしょうか。
向いていないとは、自分の「適性」に合っていないということを指します。例えば、コミュニケーションをとるのが苦手なのに営業職に就いていたり、動き回ることが好きで集中力に欠ける人がデスクで力コツコツ単純作業をする仕事に就いていたりなどです。
仕事における「適性」のミスマッチは自分を苦しめることになります。
仕事ができない人の考え方や心構えの6選
ここでは、仕事できない人が「仕事」に対しどんな考え方や心構えをしているのか例を6つ挙げます。
自分のペースで仕事をする
仕事は上司・部下・取引先が関わって成立しているものだという意識がない為、自分がミスしたり遅れをとることで迷惑がかかるというプレッシャーや心構えがありません。
自分は仕事ができていると勘違いしている
自分の置かれている状況や立場、自分の実力を正しく把握できていない為、周りと比べて仕事のスピードが遅かったり、ミスが多かったりという特徴があります。原因は客観的に自分を見ることができていない、自分に甘く過度に楽観的なところにあります。
プライドが高すぎて周りを見れていない
怒られても「自分は悪くない」など自身を正当化するタイプです。
その為、失敗したことに対して改善しようと努力しない為、いつまでたっても成長しません。
仕事に重きを置かない生き方をしている
会社という組織の中で仕事を上手く回すためには一人一人の協力や努力が必要不可欠です。しかし、そんなことお構いなしに「できないことはやらない」などと勝手に仕事の線引をしていつもモチベーション低く業務をこなしています。
仕事ができるようになる為の方法が分からない
このようなタイプの人は、何をどうしたらいいのか分からず一人で考えてばかりで、肝心な相談や行動ができていません。そのため、自分だけ一人歩きして間違った行動に出てしまいがちです。
分からないことを聞けず放置している
気遣いしすぎるタイプに多く、先輩や上司が忙しいからと仕事の質問を後回しにして仕事の納期遅れを招く失態を犯してしまいがちです。
仕事ができるようになるための9つの改善方法
仕事ができないなら改善するために挑戦してほしい事を9つ挙げます。
この9つの改善策は仕事できる人が実際にやっていることなので、参考にしていただけると幸いです。
人生に目標を持つ
人生の目標がはっきりしていることで仕事のモチベーションがぐっと上がります。具体的に「いつまでにどうなっていたい」のかを時系列で目標を立てましょう。目標に対して自分がまだまだ、努力不足やスキル不足であることに気づけます。
生活のリズムを整える
睡眠不足は仕事の効率を低下させる傾向があります。睡眠時間をしっかり確保し、毎日同じ時間に寝て同じ時間に起きることを習慣付けましょう。
仕事外でスキルアップの時間を作る
仕事でスキルアップしていく人は仕事時間外でも勉強しています。週に2日、3日からでも努力していけば、1年後や数年後勉強していない場合と大きな差が現れます。
仕事できる人を観察し真似をする
仕事できる人が上司や先輩なら指導してもらえます。そうでない場合は間近でその人の仕事ぶりを細かいところまでしっかり観察してみましょう。
仕事のスケジュール管理を漏れなく行う
仕事の手順や納期を把握し優先順位を付けるために整理しましょう。todoリストを作りチェックしていくと良いでしょう。
メモをしっかりとる
当たり前ですが、漏れなく話を聞き要点だけをメモに残しましょう。話を聞くときは一つ一つ理解しながら聞くことが大事です。同時に分からないことはその場で必ず質問しましょう。
分からないことはすぐ相談する
分からないことをずっとそのまま放置したり、分からないまま仕事を進めることだけは絶対にやめましょう。相談することで、仕事の進行状況も伝えることができます。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）は忘れずに
部下や上司へのホウレンソウはしっかり行い、状況をお互い共有して仕事を漏れなく進めましょう。ホウレンソウがないと、「仕事遅い」「何もやっていない人」などとマイナスな印象を与えます。
いっそのこと仕事を辞めてみる
仕事が自分にあっていない、周りに頼れる人がいない、人生の目標を達成するための糧になる仕事ではない、そのように感じているのであれば、思い切って辞めてみてはいかがでしょうか。。
「仕事ができる人」が実際やっている5つのポイント
仕事ができる人が自然にやっていることが5つあります。ここでは、そのポイントを1つずつ詳しく紹介していきます。
身の回りの整理をする
机の上や机の中は散らかっていませんか。不要なものはすぐ片づけていきましょう。整理が行き届いていることで、必要なものがすぐ取り出せて仕事の効率が上がります。
仕事の状況を報告し記録する
仕事の進行状況は成果も含め、都度上司に報告を行いましょう。毎日、行った仕事と成果を記録していくことで、新しい課題が見えてたり仕事の計画が立てやすくなります。
スピードかつ正確さを大事にする
上手く優先順位をつけて仕事をしていても時間の管理ができず遅れをとってしまえば納期が間に合いません。ミスに注意しつつスピード感を意識しましょう。
周りの人の「良い所」を吸収する
仕事ができる人ほど、周りをしっかり観察して良いと思った所を吸収して活かしています。周りの人の仕事ぶりに興味を持ち、自分の仕事のやり方と比較してみる癖を付けましょう。
毎日仕事の目標を立てる
仕事は目標があって達成させるからこそやりがいを感じられるのです。そして、達成を重ねることで成功体験となり仕事に対して自身をもつことができます。毎日小さなことでもいいから目標をたてるようにしましょう。
仕事ができない上司や部下への対処法
自分の部下や上司が仕事ができない人の場合、どのように接したらよいでしょうか。上司と部下のケース別でそれぞれ紹介します。
上司が仕事できない人の場合
仕事ができない上司の特徴は「部下に適切な指示ができない」「グループをまとめられない」などです。だからといって、改善するよう物申したり、勝手に違うやり方で仕事を進めるのはNGです。
上司には「立場が上だというプライド」があるのです。それが原因で、上司が意固地になって面倒になりそれにより周りの空気も悪くなる恐れがあります。
そんな上司には細かな報告・連絡・相談を行い、的確な指示を出してもらいやすくする流れを作るよう心がけましょう。
＼上司と合わない時の対処法／
部下が仕事できない人の場合
仕事ができない部下は「仕事ができないことに自覚がない」人と「気づいているが、どう改善したらいいか分からない」人がいます。
改善策として、部下と深い信頼関係を築きましょう。そのため、細めなコミュニケーションは大事です。部下が心を開いてくれれば、悩んでいることや問題が起きていることをスムーズに共有してくれるようになり、改善の指導が行き届きやすくなります。
先輩である自分がそれでも改善してあげられない場合は、自分の上司に助けを求めましょう。自分一人だけで抱え込む必要はありません。
どんなに努力しても報われない時は仕事を辞めてもいい？
今の仕事ができるようになるために、対策を立てて実行しましたか。
また、自分の適性に合っている仕事なのか分析してみましたか。
これらのことを行っても改善されなかったのなら、思い切って職場を辞めてみてはいかがでしょうか。今の向いていない仕事や職場で、功績を残せないまま時間が過ぎていくのはもったいないことをしています。
自分は仕事ができないから転職しても同じ結果になると諦める必要はありません。
適性の合う仕事に転職したり、良い人間関係が築ける職場に変えたら、仕事のモチベーションやパフォーマンスが上がり以前の自分が嘘のように思えるぐらい良い方向に変わることがあります。
仕事と人間関係には相性が深く関わっています。世の中の仕事の数はたくさんあるわけですから、しっかり自分の性格と適性を知って本当に相性の良い新天地を探し求める事をおすすめします。
焦って仕事が進まない時に！気持ちを落ち着けるリラックス方法
「眠っていても仕事のことを考えてしまって夢ばかり見てしまう」「仕事が終わっても上司の言葉が頭から離れない」などといった状態に陥ってはいないでしょうか？こういった、交感神経が過剰に緊張した状態のことを「過緊張」と呼びます。このような状態が続くことは体にとってストレスであり、メンタルの不調を引き起こしてしまう兆候です。
鬱になってしまう前に、積極的にリラックス方法を取り入れて、緊張を解きほぐしましょう。脳を休ませ気持ちも落ち着かせるためには、「マインドフルネス呼吸法」が友有効的です。職場でも椅子の上で行うことができるので取り入れてみましょう。
1. 椅子に座って基本姿勢を取ります。目を閉じてお腹は緩ませ手は組まずに、ももの上に置きましょう。
2. 体の重力を感じ、体の感覚の意識に目を向けます。
3. 鼻から通る空気や呼吸の深さなど、呼吸に意識を向けます。
仕事に疲れた際に1日5〜10分でもOKですので、毎日続けてみましょう。もし数分の時間も取れない場合には、数回ゆっくり深呼吸するだけでもリラックス効果を得られますよ。
仕事が進まない時は「マインドフルネス呼吸法」を活用して、脳を自発的に休ませましょう。時間がない場合は、数回ゆっくり深呼吸するのもおすすめ。
＼仕事に疲れた時のリフレッシュ方法を紹介／
まとめ
仕事が進まない場合の原因や改善策をお伝えしました。仕事を上手に進めるためにはタスクを整理することがとても重要です。
しかし、そもそも人員の少なさが原因で、与えられている仕事量が多いために仕事がこなせない…ということもあります。その場合は、仕事量が適切な職場に転職するのも手。
いつまでも今の職場で頑張っていても、自分は仕事ができないんだと自己肯定感が下がってしまったり、心や体を壊してしまいかねません。キャリチェンでは、あなたにあったお仕事の紹介や転職のサポートをすることができます。ぜひ気軽にご相談くださいね。
