会社の縁の下の力持ちとして業務を担う、総務職という職種。転職先として気になっているけれど、「総務の仕事って具体的にどんなことをしているの？」と気になっている方も多いのではないでしょうか。
総務職の具体的な仕事内容や、総務職に向いている性格の人など紹介するので参考にしてみましょう。
総務の役割と仕事内容とは？難しい？
ここでは、総務の会社内の役割と具体的な仕事内容、給与について紹介します。
総務の会社内の役割
総務職とは、企業・組織の「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理する部門で、縁の下の力持ちとして会社を運営していくうえで欠かせない業務です。
ほとんどの企業で必要不可欠な仕事なため、転職をする際に仕事が見つけやすいというメリットがあります。
総務の仕事は元々、広報や人事、経理、法務なども総務職の内の一部でした。しかし、昨今のビジネス環境の変化によって業務ごとに細分化されてきています。
そのため、総務の仕事って一体何なの？と疑問を抱く方も多いのではないでしょうか。
主には、経営トップのサポート業務、全社的コミュニケーションの管理、全社的活動の推進、他部門のサポート業務など、総務の仕事はとても幅広い業務を行うのが会社内での役割といえるでしょう。
総務の仕事内容
仕事内容は多岐に渡るため、企業によって細かい部分は異なりますが、基本的には以下の4つとなります。
経営トップのサポート業務
会社の指揮官である、経営トップのサポート役業務です。経営上の意思決定には、国内だけでなく海外の経済状況や社会、業界の動向などの調査や分析が必要です。
総務の仕事は、経営トップの判断材料となる情報を分析したり、企業経営にプラスとなる戦略を打ち出していくことも仕事の一つとなります。
とても責任のある仕事ですが、その分やりがいも大きいでしょう。
また、株主総会が開催される時の準備も総務の仕事になります。書類の作成や段取りなども行わなければなりません。
全社的コミュニケーションの管理
総務は、組織の各部門を取りまとめる部署です。各部門から、目標や実施細目などを提出してもらった際に整合性の有無をジャッジし、実現性のある経営計画を立てるために修正するのも総務の仕事。
各部門をうまくつなげて横同士の連携をうまく取れるように根回しや協力要請も行います。
また、社内の伝達役の役目もあり、会社の経営目標が発表された時には、全社員に周知を徹底し会社の考えを社員に浸透させます。
全社的活動の推進
企業では、経費削減運動やリサイクル活動などの、全社的な活動を展開する機会が訪れます。
その際に、全社員の自発的参加が求められるため、全社員がやらされている感を感じないように、活動の趣旨を理解して自発的に取り組むことができるように、総務が推進役の中心となって活動するのも総務の仕事です。
他部門のサポート業務
総務は、すべての社員が気持ちよく、効率的に働くことができるようにサポートする役目もあります。
会社の受付や会議室の準備、事務用品や備品の調達、職場環境の整備、出張の際の宿泊先の手配などを行い、他部門が効率よく仕事ができるように従業員満足度の向上を目指して取り組みます。
総務職はとても幅広い業務内容で、仕事内容が多岐に渡る職種なのです。
給与
「求人ボックス」によると、総務の仕事の平均年収は、約369万円だそうです。日本の平均年収に比べると若干低い傾向にありますが、総務職は業務範囲がとても広いため、企業やその業務内容によって給与に開きがあります。
また、地域別で比較すると東京では+56万で、平均年収は425万円という結果に。
参考：求人ボックス 給与ナビ
総務の仕事に必要なスキル
ここからは、総務の仕事に必要な4つのスキルについて紹介します。
コミュニケーションスキル
総務に必要なスキルの一つ目は「コミュニケーションスキル」。
外部からの様々な電話の対応はもちろん、備品の発注依頼や設備の不具合への対応など、社内の人間とのコミュニケーションも頻繁に起こるでしょう。
社員が気持ちよく働くことができるように、気持ちの良いコミュニケーションでサポートしてあげるようにしましょう。
パソコンスキル
総務の仕事にはさまざまな書類作成業務が発生します。基本的には会社が用意したシステムにフォーマットがあり、入力するだけという場合が多いです。
しかし、最低限のパソコンスキルがないと業務に支障をきたしてしまいます。基本的なExcel、Wordは使えるようにしておきましょう。
スケジュール管理スキル
自分が請け負った仕事を決められた期日までに終わらせる「スケジュール管理能力」も求められます。これは、社会人として基本なのでほとんどの方が問題ないのではないでしょうか。
ただし、総務の仕事上、突発的に業務が発生することあるため、余裕をもったスケジュールを組んでおくことが大切です。
臨機応変な対応スキル
総務は、自分の担当ではない業務が舞い込んでくる仕事です。そんな時に臨機応変に対応ができるかどうかも重要なスキルです。
社内ルールも明確になっていないケースも多いため、様々な判断能力が求められるでしょう。
総務の仕事に向いている人の特徴
次に、総務の仕事に向いている人の特徴を3つ紹介します。
他人のために働くことができる
総務の仕事はとても多岐に渡るということをお話ししてきました。そのほとんどに当てはまるのが総務の仕事は、人のサポートをする仕事だという点です。
特に、現場で起きた問題の課題をすばやく発見し、その問題解決を行う必要があります。その際に、自分の利益のためではなく、企業にとっての利益や他社を優先する「奉仕の気持ち」が強い方が向いていると言えます。
裏方として働くことができる
総務の仕事は営業のように目立つ仕事ではありません。自分がプレーヤーとして目立つのではなく、みんなの裏方として働くことが好きな人が向いています。
たとえ雑務に思えるような仕事でも、従業員が気持ちよく働けるために必要な仕事です。表には見えにくいことですが、誰かの役になっていると考えて働くことができる人、裏方としてサポートすることに喜びを感じられる人が良いでしょう。
几帳面で細かなところにもよく気が付く
総務の仕事は、几帳面で細いところによく気が付く人が向いています。たとえば備品がもうすぐなくなりそうだなという時に、なくなってからではなく、先回りして発注しておく。
従業員が気持ちよく利用できるように給湯室を整理しておくなどと、いろいろなところに気が利く人は総務の仕事にとても向いているでしょう。
総務の仕事は、目立つ仕事ではない。誰かのサポートや裏方として人の役に立つことを喜べる人、細かいところによく気が利く人が向いているでしょう。
総務の仕事の魅力
ここからは総務の仕事の魅力をお伝えします。
企業のサポート役である
総務の仕事は幅広く、「他の部署でできないことを引き受ける何でも屋さん」のような役割を果たします。他部署が担当できない仕事は全て総務が担当すると言っても過言ではありません。
他の部署のサポート役であり、直接利益を生み出すことはありませんが、社内の多くの人をサポートする機会が多いため、人の役に立っているという実感を得られやすいと言えます。
社内の人に感謝される
部署を問わず、社内の多くの人をサポートする機会が多い総務の仕事。社内の人と直接コミュニケーションを取りながら業務を行うため、社内の人に感謝される機会が多いと言えます。
達成感を得られる
総務職の仕事は、複雑で面倒なものから淡々と仕事をこなさなければならないものまで、幅広いです。日々異なる仕事を任され、それをこなさなければならないため、日々達成感を得ながら仕事ができるでしょう。
基本的なビジネススキルが身に付く
任される業務の幅がとても広いため、専門性の高いスキルは求められません。その代わり、基本的なビジネススキルが求められます。パソコン操作、ビジネスマナー、オフィス備品や建物の管理など、基本的なビジネススキルが身に付きます。
幅広いスキルが身に付く
総務は幅広く、備品管理や施設管理、メール対応から来客対応、さらには経理や人事、株主総会の企画・運営などジャンルを問わず行います。幅広いスキルをつけられるのも魅力のひとつです。
会社全体を巻き込んで改革できる
総務は部署を超えて、会社のサポートをする仕事です。社内のあらゆる部署を繋ぎ、サポートするため、社員の不満を見聞きする場面も多いでしょう。会社全体を巻き込んで、整備や改善を目指すことも可能。充実感を得られるでしょう。
未経験からでも挑戦しやすい
総務の仕事は未経験からでも挑戦しやすいのが魅力です。幅広い業務が求められますが、ひとつひとつに高い専門性を求められるわけではありません。業務をこなしながら、仕事を覚えていくことも可能。そのため未経験からでも挑戦しやすい職種だと言えます。
プライベートと両立しやすい
総務職は事務職と同様、退社時間を自分で調整しやすいのも魅力で数。正社員でも定時で上がりやすく、土日休みの会社も多いため、プライベートと両立したい方にとっては、魅力が大きいでしょう。
未経験でも可能？資格は必要？
総務の仕事内容を見ると「難しそう…自分にできるかな？」と思ってしまう方も多いかもしれません。しかし、いきなりすべてを任されるわけではありません。
未経験者を募集している企業では、だいたい最初は電話応対や備品の発注、設備の不具合への対応、自社の社員のサポート業務からスタートするでしょう。
また、総務には特別な資格も必要ありません。未経験でも十分にチャレンジできる仕事です。
まとめ
総務職の企業での役割や仕事内容、総務の仕事に必要なスキルや向いている人の特徴などを紹介しました。総務職は、難しい経営トップのサポート業務から、未経験でもチャレンジしやすい他部門のサポート業務までとても幅広い業務を行う仕事です。
企業によって求められるスキルのレベルもまちまち。少しでも総務職が気になるなと思っている方や、未経験の職種に応募するのは不安だなと悩んでいる方は、ぜひ気軽にキャリチェンにご相談ください。キャリチェンが親身になってあなたの相談や転職のサポートを行います。
