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ハローワークの招待状のもらい方やその流れ、選考への影響やそのメリットとは?

ハローワークで転職活動をしようとした際に、応募企業へ提出する「紹介状」。紹介状とは一体何なのか?

紹介状を発行してもらうことでメリットはあるのか、紹介状のもらい方や提出の手順、提出する際のポイントなど、紹介状にまつわる様々な疑問を解消します。

ハローワークで転職活動をしようと思っている方はチェックしてみてくださいね。

ハローワークの紹介状とは?

ハローワークの紹介状とは、ハローワーク経由で求人に応募する際に、ハローワークから発行される書類のことです。

求人に応募し選考を受ける際には、求職者はこの紹介状を企業に提出します。

どの求人を誰に紹介したのか記録を残すため、紹介状の原本はハローワークが保管します。そして、紹介状の控え(コピー)を求職者が企業へ提出します。

紹介状には、求職者の氏名・選考方法・面接予定日・企業の所在地などの情報が記載されていて、選考の際に求職者の本人確認としても使用します。

また、ハローワークに求人を掲載している企業は、ハローワークからの紹介状を提出した求職者を採用することで、「若年者等正規雇用化特別奨励金」や「試行雇用奨励金(トライアル雇用奨励金)」といった助成金をもらうことができます。

この助成金をもらうため、企業側はハローワークの紹介状が必要というわけです。

紹介状をもらうメリット

ハローワークからの紹介状は、提出した企業にとっては採用することで助成金がもらえるため大きなメリットがあります。

しかし、求職者にとってはこれといって何かメリットがあるわけではありません。

ただし、自分にメリットがないからといって、紹介状を提出しないということはやめましょう。

選考が有利になることはない

ハローワークからの紹介状があることで、内定をもらいやすいのでは?と期待してしまう方もいるのではないでしょうか?しかし、ハローワークの招待状は、とくに選考に有利になるということはなく、採用の可否には影響ないでしょう。

どの場所でも出せる

これから引越しをする予定で、引越し先の地域で新しく仕事を探すという方もいるのではないでしょうか。ハローワークの紹介状は、管轄外(県外)でも応募することが可能です。

ただし、失業保険については自分の住んでいる地域の管轄ではないと受け付けてもらえないので、注意しましょう。

POINT

ハローワークの紹介状は求職者にとっては選考が有利になることはありません。ハローワーク側と企業側にとってはメリットがある。

ハローワークの紹介状のもらい方とその手順

それでは、ハローワークで紹介状をもらう方法やその手順を紹介します。ハローワークで求人検索を行い応募したい求人が見つかったら、その求人票を印刷します。

そして、ハローワークの登録カード一緒に印刷した求人票をハローワークの総合受付に持っていきましょう。

順番が呼ばれるとハローワークの相談員と一緒に、求人情報について問題がないか再度確認を行います。

問題がなければハローワークの相談員が求人の企業に連絡します。そして、企業側からOKが出れば相談員が紹介状を作成してくれる流れになります。

紹介状を発行するには必ず企業側の了承が必要です。そのため、企業の昼休憩の時間帯だと連絡がすぐに取りないことがあるため、お昼を避けるのが良いでしょう。

紹介状は、基本的には応募者本人に直接手渡すことになっています。電話や郵送、代理人への手渡しは行っていないため、必ず本人が伺うようにしましょう。

また、ハローワークは場所によってはとても混雑しています。紹介状の発行に1時間ほどかかる場合もあるため、時間に余裕をもって行きましょう。

紹介状を企業に提出する際のポイント

紹介状を企業に提出する際にも気を付けるポイントがあります。一つ目に、紹介状は折ってはいけません。紹介状を折ると、企業側が広げた際に読みにくくなってしまいます。

紹介状をもらったら、クリアファイルに入れて持ち帰れば、折れや汚れを防ぐことができるのでおすすめです。

次に、紹介状を入れる封筒は「角2号(240×332mm)」がベストです。応募書類によく見られるA4サイズをぴったり封入可能です。求職活動で使用する封筒は、白色か薄茶色で無地のものを選びましょう。

また、封筒に入れる書類には重ねる正しい順番があります。以下の順に重ねましょう。

1.送付状

2.紹介状

3.履歴書

4.職務経歴書

最後に、封筒の書き方です。書類を郵送する場合には、表面に応募先企業の郵便番号・住所・会社名・宛名を記入します。裏面には、下部に自分の住所と氏名を書きましょう。

また、封筒表の左下に「応募書類在中」と赤文字で明記し、四角で囲んでおくのがおすすめです。こうすることで、企業側がどんな書類なのかすぐに判別することができます。

また、紹介状には有効期限はとくに記載はされていなく、厳密にいえば期限はありません。しかし、応募枠が埋まってしまう可能性があるため、遅くても1週間以内までには紹介状を送付しましょう。

ハローワークの紹介状に関するよくある疑問

最後に、ハローワークの紹介状に関するよくある疑問を紹介します。

ハローワークの紹介状を複数もらうことは可能?

ハローワークで求人検索をしていると、気になる企業が複数の出てくることがあるでしょう。そんな時は、紹介状を複数もらうことが可能です。とくに、1日あたりの紹介状の発行枚数に上限は設けられていません。

ただし、一度に複数の選考を進めるためには、書類の準備や面接日程の調整などを一気に行う必要があります。いくら気になる企業がたくさんあったとしても、同時に選考を進めるのは3〜4社程度が良いでしょう。

ハローワークで紹介してもらった企業の内定を辞退することはできる?

ハローワークから紹介状をもらったけれどキャンセルしたい場合、応募しないことも可能です。その場合は、なるべく早くハローワークの担当者に連絡しましょう。ただし、何度も選考の辞退を行うのはよくありません。

紹介状を発行してもらう前の段階で、しっかりと意志を固めましょう。また、ハローワークで紹介してもらい企業から内定をいただいた後に辞退したいと思うこともあるでしょう。その場合も辞退しても問題ありません。辞退したからと、失業保険受給に影響を与えることはありません。

ハローワークの紹介状はネットからももらえる?

ハローワークは求人の詳細を自宅のインターネットから閲覧可能です。紹介状なしでも応募は可能ですが、ハローワークを通さず企業に直接応募するのはマナー違反です。

企業の担当者に「ハローワークで求人を出しているのに、なぜ本人が連絡してくるのだろう?」と思われてしまう場合もあります。

また、申し込みの段階で印象が悪くなる恐れもあるので、ハローワークの求人は必ずハローワークから紹介状をもらって応募しましょう。

また、紹介状はネット状で発行してもらうことはできません。ネットから求人を探しても、ハローワークの窓口に行き紹介状を発行してもらう必要があります。

まとめ

ハローワークの紹介状とは一体何なのかという疑問や、そのもらい方とその手順、紹介状を企業に提出する際のポイントなど紹介してきました。ハローワークは、全国各地に544ヶ所も設置されており、自宅の近くにあることから気軽に行きやすい施設です。

地元での求人数が多い上に転職を強く勧められることがないため、自分のペースでゆっくり探すことができるなど、メリットもたくさんあります。しかし、高い専門性がある人にとっては求人が少ないことや大企業の求人が少ないこと、企業レベルにばらつきがあるなどデメリットも多く存在するのも事実。

転職活動は、自分に合った方法を利用することがとても大切です。大手企業や非公開求人を紹介することのできる転職エージェントを利用することでスムーズに転職が進められることも大いにあります。

自分はどちらが合っているのかわからないと悩んでいるという方は、まずは気軽にキャリチェンにご相談ください。あなたにぴったりの方法をご提案いたします。