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事務員の仕事内容とは?メリットデメリットを解説

事務員とは、どのような仕事内容で、どんな人が向いているのでしょうか?

本記事では、事務員の仕事内容や事務員になるメリットデメリット、さらに事務員に向いている人の性格の特徴などをお伝えします。

「事務員とはどのような仕事?」「事務員になるメリットやデメリットは何?」と考えている方におすすめの記事です。

事務員とは

事務員とは、一般事務や営業事務に代表されるオフィスワークを行う事務職の総称です。

事務員は主に、電話対応や書類作成、来客対応、メール対応などの業務を行います。

事務員の業務内容は非常に幅広く、業界や職種、勤務先、配属部署、さらに勤続年数等によって様々です。

勤務先によっては、語学力や高度なパソコンスキル等が求められる場合もあります。

よくお茶出しや来客対応のような比較的簡単な業務をしているイメージもある事務員ですが、幅広い業務内容な上に高い専門スキルを求められる場合も多い職種。

簡単な業務だけこなせばいい職種ではなく、縁の下の力持ちのように会社を支えている必要不可欠な存在なのです。

事務員の仕事内容

ここからは、事務員の仕事内容についてお伝えします。

書類の作成

見積書や請求書、会議の議事録、決算書類などの作成を行います。営業事務の場合は、営業資料やプレゼン資料などの資料を作成することもあります。

書類の整理、ファイリング

印刷された書類の仕分け、これまでの資料を日付順、業務の種類別に分けるなどの業務です。

ビジネスパーソンにおいて探し物をする時間は非常に無駄な時間です。

会社では誰もが必要な情報に早くたどり着く必要があり、そのための書類の整理、ファイリングは大切な作業です。

データ入力

データ入力は、企業の顧客データや売上伝票などのデータ、さらに会議やセミナーなどの議事録などをパソコンに入力する作業です。

顧客の名前や住所、契約情報などのデータをワードやエクセルを使用して作成します。

データ入力は金額や受注量など数字を扱う業務です。小さなミスでさえも、会社に大きな損失を与える可能性もあります。

そのためこれらは正確さ、スピーディーさが求められます。

また、ただ作業的にデータを入力するだけではなく、データを資料にしたり、誰もが理解しやすいように資料を作成したりと、自分で考える作業やスキルが必要になる場合もあります。

郵便物の発送、仕分け

届いた郵便物の仕分けや整理、さらに会社に届いた郵便物を各部署に届けるなどの業務があります。

来客対応

会社には、アポイントのある方から飛び込み営業の方まで、様々な方が来社されます。事務員は来客者の受付や会議場のセッティング、会議場所までの案内などを行います。

会社の顔として相手にいい印象を与えるような来客対応をしなければなりません。

電話対応

会社にかかってきた電話を担当者に繋いだり、担当者不在の場合は伝言を残したりする業務です。

電話対応の印象は会社の顔を左右すると言っても過言ではないほど、大切な仕事です。また会社宛のメールを担当者につなぐ業務も含まれます。

事務員のメリット

未経験でも挑戦しやすい

事務職の中でも専門スキルが必要なものもありますが、基本的には事務職は未経験でも挑戦しやすい職種です。

  • コミュニケーションスキル
  • Word・Excelなどのパソコンスキル
  • 臨機応変な対応力

  • これらの最低限のスキルを磨いておくのがいいでしょう。

    定時上がり土日休み

    事務職は残業が比較的少なく、土日休みでプライベートと仕事を両立しやすいです。

    急ぎの案件がある場合は残業しなければならないこともありますが、基本的には定時で上がれることが多いです。

    また、自分で時間を調節しやすいのもメリットの一つ。

    ルーティンワークが多いため、自分で仕事に優先順位をつけ、スケジュール管理ができれば定時に退社しやすいです。

    ただ、事務職の中でも営業事務は社外とのやりとりが比較的多いため、残業が多くなってしまうことも。

    \営業事務の仕事について詳しく知りたい!/

    営業事務の仕事内容ややりがいは?未経験からでも転職は可能?

    また、事務職は基本的にカレンダー通りに休日を取れる会社が多いものの、時には土日出勤の会社もあります。

    自分のライフスタイルと合っている会社なのか、応募前にしっかりとチェックすることが大切です。

    幅広いスキルが身に付く

    事務職はオフィスワークに関する幅広いスキルが身につきます。

    電話対応から来客対応、パソコンでの書類作成、コミュニケーション、接客マナーなど、オフィスワークで必要不可欠なスキルが身につきます。

    一つの職場で幅広いスキルを磨くことができるので、事務職以外のオフィスワークへに挑戦したくなった場合でも身に付けたスキルを生かすことができるでしょう。

    長く続けられる

    デスクワークである事務職は立ち仕事や力仕事と違い、比較的体力的な負担が少ない仕事です。体力に自信がない方でも、デスクワークであれば長く続けられるでしょう。

    ただ、デスクワークは長時間座りっぱなしで、肩こりや腰痛に悩まされる可能性も高いです。

    デスクワークにはデスクワークなりの辛さがあることは注意しておきましょう。

    パソコンスキルが身に付く

    事務職はパソコンの基礎スキルが身に付きます。社内社外に関わらず、ワードやエクセルを使ってわかりやすい資料やデータを作成するスキルが求められます。

    基本的には規定のフォーマットに必要事項を入力していくだけということが多いですが、基本的なスキルは身に付くと言えます。

  • ワード:文書作成、図形の挿入、差込印刷、スタイル設定や目次作成などのアウトライン設定、他のソフトとの連携操作などのスキルが身につきます。
  • エクセル:関数、図表作成、IF、VLOOKUP等の関数、ピボットテーブル、目的に沿ったグラフ作成、業務効率化のためのショートカット、シート間の連携などのスキルが身につきます。
  • パワーポイント:基本的なスライドの入力、アニメーション設定、画面切り替え、スマートアートの挿入、Excelグラフの利用などのスキルが身につきます。
  • アクセス:テーブル入力、基本的なクエリー作成、リレーションシップ設定、応用クエリー作成、レポート、フォーム作成、マクロ、SQLなどのスキルが身につきます。

  • サポートしているという実感を得られる

    事務員の仕事は基本的に社内の社員のサポートをすることです。

    直接社員の方から感謝の気持ちを伝えられることも多く、誰かのサポートをすることが好きな人にとってはやりがいを感じる仕事だと言えます。

    事務員のデメリット

    成果が見えづらい

    事務職の仕事は社員のサポートをすることであり、その仕事の成果は数字で表すことができるものではありません。

    営業職のように仕事の成果を数字で把握し、モチベーションを保つタイプの方には向いていないと言えるでしょう。

    給与が上がりにくい

    また、個人の成果が見えづらいことは、事務職は給与が上がりにくいということも言えます。一般事務の平均年収は約300万円。

    営業職のように自分の成果が給与に反映されるというよりも、勤続年数が上がるのと同時にゆっくりと給与が上がっていきます。

    成果が給与に反映される職種と違い、給与が上がりにくいと言えます。

    服装の指定があることもあり

    事務員の服装は、会社から事務服を支給される場合や、私服の場合など会社によって異なります。

    私服の場合はオフィスカジュアルのような服装が求められます。

    社外のお客様と関わる機会が少ないため、自由な服装が許されることもありますが、ある程度のマナーと清潔感のある身だしなみが求められます。

    ミニスカートやショートパンツ、さらに派手すぎる洋服は避けましょう。

    職場によってはネイルや自由な髪色が認められていることもあります。ネイルや服装については求人や面接でしっかりと確認するようにしましょう。

    事務員に向いている人の特徴

    誰かをサポートすることが好き

    自分が成果を出して注目されたいという人よりも、誰かをサポートすることが好きな人は事務員に向いています。誰かの役に立ちたい、感謝の言葉を言われることでモチベーションを保てるという方にはおすすめです。

    同時進行で仕事ができる

    事務員の仕事は、多岐に渡ります。資料を作成している途中に来客対応や電話対応をしなければならなかったり、作業中に他の仕事を依頼されたりします。

    一つに集中しなければ仕事ができないタイプの人よりも、多くの仕事に優先順位をつけ、効率よく仕事を進められるタイプの人の方が向いています。

    細部まで気付ける

    資料作成やデータ入力は、小さなミスが会社の大きな損害に繋がることもあります。

    細かい部分まで確認できる、几帳面できっちりしている性格の人は事務員に向いています。

    気配りができる

    また気配りができるかどうかも事務員に向いているかどうかにおいて重要なポイントです。

    事務職は違う部署同士を連携させて円滑にコミュニケーションを取ったり、仕事に漏れがないか確認したりしなければなりません。

    相手が何を言いたいのか、何をして欲しいのか、と相手のニーズを捉え、引き出せるような気配り力は大切です。

    まとめ

    事務員に関する様々なことについてお伝えしました。事務員の仕事内容は幅広い上に、勤務先によっても業務内容は異なります。

    事務員といっても、一般事務から営業事務、総務事務、学校事務まで、様々な職種があります。もし事務員の仕事に挑戦したいと考えている方は是非キャリチェンのキャリアコンサルタントにご相談ください。